Guia de Ajuda - Sistema de Mapeamento LGPD

Introdução ao Sistema

Este sistema foi desenvolvido para auxiliar no preenchimento e geração de arquivos para mapeamento de processos e dados pessoais conforme a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

O sistema permite que você:

  • Registre todos os processos que envolvem dados pessoais na sua empresa
  • Documente quais dados são coletados, como são usados e compartilhados
  • Visualize estatísticas e indicadores através da dashboard
  • Exporte as informações para envio à consultoria
Dica: Todos os dados são salvos automaticamente no seu navegador. Não é necessário clicar em botões de salvar após cada alteração.

Mapeamento de Dados Pessoais

Nesta seção, você deve registrar informações sobre os dados pessoais tratados em cada processo da sua empresa.

Como preencher os campos

Nome do processo

Identifique o processo com um nome que seja facilmente reconhecido internamente na empresa.

Exemplos: Cadastro de clientes, Admissão de funcionários, Emissão de notas fiscais, Envio de newsletter

Tipo de titular envolvido

Indique de quem são os dados pessoais tratados neste processo.

Exemplos: Clientes, Funcionários, Fornecedores, Candidatos a emprego, Visitantes

Dados pessoais coletados

Liste todos os dados pessoais tratados neste processo, separados por vírgula.

Exemplos: Nome completo, CPF, RG, Data de nascimento, Endereço residencial, E-mail, Telefone, Dados bancários
Atenção: Dados sensíveis (saúde, biométricos, origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação sindical, dados genéticos, orientação sexual) exigem cuidados especiais.

Finalidade

Explique por que esses dados são usados, qual o objetivo do tratamento.

Exemplos: Execução de contrato de compra e venda, Cumprimento de obrigação legal trabalhista, Envio de comunicações de marketing, Análise de crédito

Forma de coleta

Indique como os dados chegam até você, qual o canal de coleta.

Exemplos: Formulário no site, Aplicativo móvel, Contrato físico assinado, WhatsApp, E-mail, Telefone

Local de armazenamento

Especifique onde os dados ficam guardados.

Exemplos: Sistema ERP interno, Planilha Excel, Nuvem (Google Drive), Servidor próprio, Arquivos físicos

Compartilhamento

Informe se os dados são enviados para terceiros e quais.

Exemplos: Contabilidade terceirizada, Transportadora, Plataforma de e-mail marketing, Operadora de plano de saúde, Não há compartilhamento

Tempo de retenção

Indique por quanto tempo os dados permanecem armazenados.

Exemplos: 5 anos após o término do contrato, Prazo legal de 6 anos (obrigações trabalhistas), Enquanto durar o relacionamento comercial, 30 dias após o cancelamento

Medidas de segurança

Descreva que tipo de proteção é adotada para esses dados.

Exemplos: Controle de acesso por senha, Criptografia, Backup diário, Firewall, Antivírus, Armários com chave (documentos físicos)

Exemplo completo de um processo

Processo: Cadastro de Clientes

Nome do processo: Cadastro de clientes para venda online
Tipo de titular: Clientes
Dados coletados: Nome completo, CPF, e-mail, telefone, endereço residencial, data de nascimento
Finalidade: Execução de contrato de compra e venda, entrega de produtos, emissão de nota fiscal
Forma de coleta: Formulário no site da empresa
Armazenamento: Sistema ERP interno e backup na nuvem (AWS)
Compartilhamento: Transportadora para entrega, contabilidade para emissão de notas
Tempo de retenção: 5 anos após a última compra (prazo legal fiscal)
Segurança: Controle de acesso por senha, criptografia de dados sensíveis, backup diário

Mapeamento de Processos

Nesta seção, você deve registrar informações sobre os processos da sua empresa que envolvem dados pessoais.

Como preencher os campos

Nome do processo

Identifique o processo com um nome que seja facilmente reconhecido.

Exemplos: Recrutamento e seleção, Folha de pagamento, Campanha de marketing, Cobrança de inadimplentes

Dados pessoais utilizados

Liste todos os dados pessoais utilizados neste processo.

Exemplos: Nome, CPF, RG, endereço, telefone, e-mail, dados bancários, histórico profissional, formação acadêmica

Titulares dos dados

Indique de quem são os dados tratados neste processo.

Exemplos: Funcionários, candidatos a emprego, clientes, fornecedores, parceiros comerciais

Finalidade

Explique por que esses dados são usados neste processo.

Exemplos: Cumprimento de contrato de trabalho, obrigações legais trabalhistas, análise de perfil para contratação, envio de comunicações promocionais

Tratamento dos dados

Descreva como os dados são tratados durante o processo.

Exemplos: Os dados são coletados via formulário online, armazenados no sistema de RH, processados para cálculo de folha, compartilhados com o banco para pagamento

Ferramentas ou sistemas utilizados

Indique quais sistemas processam esses dados.

Exemplos: Sistema de folha de pagamento, planilhas Excel, e-mail corporativo, sistema de CRM, plataforma de e-commerce

Acesso às informações

Especifique quem tem acesso a esses dados.

Exemplos: Equipe de RH, supervisores diretos, departamento financeiro, diretoria, equipe de TI

Compartilhamento externo

Informe se há envio para outras empresas.

Exemplos: Contabilidade terceirizada, operadora de plano de saúde, banco para pagamento de salários, governo (eSocial)

Resultado final do processo

Descreva o que se obtém ao final do processo.

Exemplos: Funcionário contratado, cliente cadastrado, venda realizada, relatório de desempenho gerado

Política ou procedimento documentado

Indique se existe documentação formal para este processo.

Exemplos: Manual de admissão, política de privacidade, procedimento operacional padrão, fluxograma documentado

Exemplo completo de um processo

Processo: Admissão de Funcionários

Nome do processo: Admissão de funcionários
Dados utilizados: Nome completo, CPF, RG, data de nascimento, endereço, telefone, e-mail, dados bancários, certificados, histórico profissional, foto
Titulares: Candidatos aprovados em processo seletivo
Finalidade: Cumprimento de contrato de trabalho e obrigações legais trabalhistas
Tratamento: Os dados são coletados via formulário físico e documentos, digitalizados e inseridos no sistema de RH, processados para registro de funcionário e cálculos trabalhistas
Ferramentas: Sistema de folha de pagamento, scanner, e-mail corporativo, planilhas de controle
Acesso: Equipe de RH, gerente direto, departamento financeiro
Compartilhamento: Contabilidade terceirizada, plano de saúde, banco para pagamento, governo (eSocial, CAGED)
Resultado: Funcionário contratado e registrado conforme legislação
Política: Manual de admissão e procedimento operacional padrão do RH

Exportação de Dados

Após preencher os formulários de mapeamento, você pode exportar todas as informações para enviar à consultoria.

Como exportar os dados

  1. Acesse a aba "Exportar" no menu superior
  2. Preencha os campos de identificação:
    • Nome da Empresa: Razão social ou nome fantasia da empresa
    • Responsável pelo preenchimento: Nome da pessoa que preencheu os formulários
    • Data do preenchimento: Data em que o mapeamento foi concluído
  3. Clique no botão "Exportar como JSON" para gerar o arquivo
  4. O arquivo será baixado automaticamente para o seu computador
  5. Envie o arquivo JSON para a consultoria conforme orientado
Dica: Mantenha uma cópia do arquivo JSON exportado como backup das informações preenchidas.

Dashboard

A dashboard oferece uma visão gráfica e consolidada de todos os dados preenchidos nos formulários de mapeamento.

Como utilizar a dashboard

  1. Acesse a aba "Dashboard" no menu superior
  2. Visualize os indicadores gerais:
    • Total de Processos: Número total de processos mapeados
    • Categorias de Dados: Quantidade de tipos de dados identificados
    • Dados Sensíveis: Processos que envolvem dados sensíveis
    • Compartilhamentos: Quantidade de compartilhamentos externos
  3. Explore os gráficos para análise detalhada:
    • Processos por Categoria: Distribuição dos processos por área
    • Tipos de Dados Pessoais: Categorias de dados mais utilizados
    • Finalidades de Uso: Principais finalidades para tratamento de dados
    • Formas de Coleta: Como os dados são coletados
  4. Consulte as tabelas de análise de risco e compartilhamentos
Dica: Quanto mais informações forem preenchidas nos formulários, mais completa será a dashboard.

Perguntas Frequentes (FAQ)

Os dados que preencho são enviados para algum servidor?
Não. Todos os dados são armazenados apenas localmente no seu navegador (localStorage). Nenhuma informação é enviada para servidores externos. Apenas quando você exporta o arquivo JSON e o envia manualmente para a consultoria é que os dados saem do seu computador.
Perdi meus dados após fechar o navegador. O que aconteceu?
Os dados são salvos no armazenamento local do navegador. Se você limpar o cache/cookies do navegador ou usar o modo anônimo/privado, os dados podem ser perdidos. Recomendamos exportar regularmente o arquivo JSON como backup.
Posso usar o sistema em dispositivos móveis?
Sim, o sistema é responsivo e funciona em smartphones e tablets. No entanto, para preenchimentos extensos, recomendamos o uso de um computador para maior conforto.
Como adicionar mais processos?
Clique no botão "+ Adicionar Processo" que aparece abaixo dos formulários de mapeamento de dados ou processos. Você pode adicionar quantos processos forem necessários.
Preciso preencher todos os campos?
Para um mapeamento completo e eficaz, recomendamos preencher todos os campos. No entanto, o sistema permite o salvamento mesmo com campos em branco, que podem ser completados posteriormente.
Como faço para editar um processo já cadastrado?
Basta alterar as informações diretamente nos campos do processo desejado. Os dados são salvos automaticamente enquanto você digita.
Como remover um processo?
Clique no botão "✕" (X) que aparece no canto superior direito de cada processo. Será solicitada uma confirmação antes da remoção definitiva.